21. Februar 2022

Zeitfresser Abrechnung – Wie du deine Abrechnung effizient vorbereitest und welche Tools dir dabei helfen

Für dich als Heilmittelerbringer:in gehört die Abrechnung zum Tagesgeschäft dazu, denn nur so erhältst du auch den verdienten Lohn für deine geleistete Arbeit. Hast du allerdings auch manchmal das Gefühl, dass du zu viel Zeit mit solchen administrativen Aufgaben verbringst? Genau aus diesem Grund schauen wir von Praxis-Profi uns in diesem Artikel an, welche Schritte bei der Abrechnung am meisten Zeit fressen und wie du deine Abrechnung mit den richtigen Tools optimal vorbereiten kannst.  

Verordnungen abrechnen: Diese Schritte dauern am längsten 

Um als Therapeut:in für deine Arbeit entlohnt zu werden, musst du für die Behandlung deiner Patient:innen die ärztlichen Verordnungen abrechnen. Das ist im stressigen Praxisalltag ein nicht zu unterschätzender administrativer Aufwand. Durch die Verpflichtung zum DTA müssen die Abrechnungsdaten gemäß § 302 Abs. 1 SGB V elektronisch an die Kostenträger übermittelt werden, wofür du entweder eine Praxisverwaltungs- oder eine Abrechnungssoftware benötigst, um alle Verordnungen digital zu erfassen. Übermittelst du die Abrechnung nicht elektronisch, sondern in Papierform, können die Kostenträger bis zu 5 % des Rechnungsbetrages für die Nacherfassung veranschlagen, die du als Leistungserbringer:in tragen musst.  

Deine Abrechnungsschritte im Überblick 

  • Verordnungen digital erfassen 
  • Verordnungen prüfen 
  • Daten ergänzen 
  • Sicherungskopien erstellen
  • Sortierung nach Kostenträgern 
  • DTA erstellen 
  • Verpacken und Versenden 
  • Zahlungseingangsmanagement 
  • Finanzkontrolle und Buchungen 

Viele Therapeut:innen nehmen die Abrechnung deswegen mit in die Freizeit, also erledigen diese nicht während des Tagesgeschäfts, sondern nach den Öffnungszeiten oder am Wochenende. Dabei nehmen besonders Schritte wie die digitale Erfassung der Verordnungen, die Ergänzung von Behandlungsdaten und die Verordnungsprüfung besonders viel Zeit in Anspruch – gerade, wenn die Praxis ein hohes Behandlungsaufkommen hat und du somit einen Berg von Verordnungen abrechnen musst. Ein nicht zu unterschätzender Aspekt der Abrechnung ist zudem, dass erst einmal Erfahrungen damit gesammelt werden müssen. Die Überprüfung jeder einzelnen Verordnung auf Fehler oder fehlende Daten muss mit einem geschärften Blick geschehen, sonst schleichen sich schnell Fehler ein.  

Verordnungen abrechnen

Die Abrechnung kann schnell im Papierchaos enden.

Abrechnung vorbereiten: So wichtig ist die Vorarbeit 

In Bezug auf die Abrechnung deiner Leistungen gilt der Grundsatz: Vorbereitung ist die halbe Miete. Denn: eine gute Vorbereitung schützt dich effektiv vor Absetzungen und Kürzungen wegen falsch ausgestellter Verordnungen, Formfehlern oder fehlenden Daten. Wenn zum Beispiel der Arztstempel fehlt, gilt die Verordnung als nicht bestätigt und wird im schlimmsten Fall von den Krankenkassen nicht nur nicht erstattet, sondern einbehalten und der Wert der Verordnung verfällt – obwohl du deine Leistung bereits erbracht hast. Korrekturen können in diesem Fall oft nur nach Kulanz der Krankenkasse nachträglich gemacht werden. Konkret bedeutet das: Du wirst für deine Arbeit rückwirkend gar nicht oder nur teilweise bezahlt, wenn du fehlerhafte VO abrechnest. Damit gehen dir unter Umständen mehrere hundert Euro pro Monat verloren, die du für die Deckung deiner Betriebs-, Lebenshaltungs- und Gehaltskosten benötigst. Für Logopäd:innen und Podolog:innen greift hier noch ein weiterer Sonderfall: Hier ist in den aktuellen Rahmenverträgen festgelegt, dass 40 € Bearbeitungsgebühr von den Kostenträgern erhoben wird, wenn eine Verordnung nach Einreichung korrigiert werden muss. Zwar sollen so komplette Absetzungen verhindert werden, doch auch die Kosten für die einmalige Korrektur können schnell ins Geld gehen.

Was dir die Abrechnung erleichtert 

Grundsätzlich musst du die Abrechnung nicht selbstständig machen. In der Heilmittelbranche gibt es verschiedene Dienstleister, die dir mit ihrem Abrechnungsservice einen Großteil der administrativen Arbeit abnehmen. In der Regel läuft der Prozess dabei wie folgt ab: 

Du bereitest deine Abrechnung vor

Du prüfst deine Verordnungen grundlegend, ergänzt die Behandlungsdaten und sendest sie dann an deinen Dienstleister. In vielen Fällen kannst du die abrechnungsrelevanten Unterlagen sogar von deinem Dienstleister abholen lassen. 

Dein Dienstleister erfasst deine Abrechnungsdaten

Nun kümmert sich dein Abrechnungsdienstleister um alle weiteren Schritte in der Abrechnung: Codierung, Taxierung, Scan der Verordnungen und Rechnungsstellung an die Kostenträger.

Dein Abrechnungs-Dienstleister kümmert sich um Korrekturen und Zahlungsmanagement

Wenn du dies in deinem Abrechnungsvertrag vereinbarst, kümmert sich dein Abrechnungsdienstleister anschließend auch darum, etwaige Korrekturen mit Ärzt:innen oder Patient:innen zu klären und hat alle Buchungen und Zahlungen für dich im Blick.  

Abrechnungsdienstleister – ja oder nein? 

Die Entscheidung für oder gegen einen Abrechnungsdienstleister ist natürlich immer individuelle und hängt vor allem davon ab, was zu dir und deiner Praxis passt. Einige Vorteile der Abrechnung sind zum Beispiel die volle Kontrolle über deine Finanzen, du kannst eigenverantwortlich arbeiten und sparst die Kosten für einen Dienstleister. Allerdings stehst du bei Fragen oder Problemen alleine da. Zudem musst du deine Verordnungen teuer versichern: Wird zum Beispiel in der Praxis eingebrochen, bricht ein Feuer aus oder zerstört ein Hochwasser die Verordnungen, bekommst du hier häufig nicht den Wert, sondern nur die Materialkosten erstattet und musst so mit Umsatzeinbußen rechnen.  

Im Gegensatz dazu hast du zwar etwas höhere Ausgaben, wenn du einen Abrechnungsservice nutzt, bekommst dafür aber eine gute Portion Sicherheit dazu. Abrechnungsdienstleister sind Expert:innen auf dem Gebiet Abrechnung, du bekommst einen fundierten Service bei Fragen und deine Abrechnung wird schnell und sicher erledigt. Zudem hast du einen Versicherungsschutz im Schadensfall, der auch den Wert der Verordnungen einschließt und dich somit vor Umsatzeinbußen schützt. Zudem kannst du oft auch deine Auszahlung flexibel wählen. So kannst du auch kurzfristige Auszahlungen, zum Beispiel innerhalb von 3 Tagen, vereinbaren und sicherst so eine hohe Liquidität für deine Praxis.  

Optimale Abrechnungsvorbereitung mit thevea Starter 

Hast du dich nun für einen Abrechnungsservice entschieden, kannst du dir auch die Abrechnungsvorbereitung erleichtern. Die neue Abrechnungssoftware thevea Starter ermöglicht dir eine kinderleichte Anlage deiner Verordnungen und auch die Ergänzung aller notwendigen Daten ist schnell und einfach erledigt. Zudem ist die Bedienung auf einen stressigen Praxisalltag optimal abgestimmt: Du brauchst keine Software zu installieren, sondern kannst thevea Starter einfach über deinen Browser nutzen.  

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Übrigens: Mit unserem Praxis-Profi-Code kannst du dir zusätzlich 6x10 Euro Rabatt sichern.

Smarte Tools helfen bei der Vorbereitung 

Ein weiterer Pluspunkt: Mit der integrierten Scan-App legst du deine Verordnungen in nur wenigen Sekunden an. Das spart nicht nur mehrere Stunden bei der monatlichen Abrechnung, sondern modernisiert und digitalisiert auch den Scan-Prozess. Vor Absetzungen schützt dich thevea Starter durch den integrierten eVO-Check. Die KI-gestützte Funktion überprüft eingescannte Verordnungen auf Fehler oder fehlende Daten und ermöglicht dir so, deine Abrechnung korrekt zu erledigen.  

Praxis-Profi-Test: Klare Empfehlung für thevea Starter 

Die Benutzung von thevea Starter hat sich im Praxis-Profi-Test als besonders intuitiv und unkompliziert gezeigt. Die Menüführung ist übersichtlich und zu Beginn der 14-tägigen kostenlosen Testphase unterstützt die Software durch ein Tutorial bei der Nutzung. Du musst keine Bankdaten für den Test angeben und die Testphase endet automatisch, sodass du ausreichend Zeit hast, dir deine Entscheidung durch den Kopf gehen zu lassen. Wenn du also mehrere Stunden Zeit im Monat für die Abrechnungsvorbereitung sparen möchtest, dann ist thevea Starter für dich die richtige Wahl.  

Thevea Starter: Alle Funktionen im Überblick 

  • Kostenlose Testphase von 14 Tagen 
  • Einfache Abrechnungsvorbereitung durch Scan-App 
  • Effektiver Schutz vor Absetzungen durch integrierten eVO-Check 
  • Bequeme Nutzung ohne Software-Installation 
  • Kostengünstig schon ab 19,90 € pro Monat 

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