5 häufige Absetzungsgründe – und wie du Kürzungen vermeidest

Für Therapeut:innen im Heilmittelbereich ist die Erstattung von Verordnungen das Äquivalent zu einer Gehaltsabrechnung für Arbeitnehmer:innen in der Wirtschaft. Umso gravierender ist es dann, wenn die Kostenträger bei der Abrechnung die Auszahlung aufgrund von falsch ausgefüllten oder unvollständigen Verordnungen kürzen – nachdem die Leistung durch die Therapeut:innen bereits erbracht wurden. Praxis-Profi wirft in diesem Artikel einen Blick darauf, welche 5 Absetzungsgründe besonders häufig auftreten und mit welchen Hilfsmitteln fehlerhafte Verordnungen verhindert werden können.  

So schmerzhaft sind Absetzungen und Kürzungen für Praxisinhaber:innen 

Physiotherapeut:innen, Logopäd:innen, Podolog:innen und Ergotherapeut:innen verdienen ihren Lebensunterhalt zumeist mit der ärztlich verordneten Behandlung von Patient:innen. Sie erbringen also zum Großteil Leistungen, die von den gesetzlichen Krankenkassen bezahlt werden. Die Höhe des Entgelts einer Behandlung ist in den Rahmenverträgen und den Preislisten der Kostenträger festgesetzt. Die Abrechnung passiert verpflichtend über den elektronischen Datenträgeraustausch (DTA) direkt mit den Krankenkassen. Sendest du als Therapeut:in versehentlich falsch ausgefüllte oder nicht vollständige Verordnungen zur Abrechnung ein, sind die Kostenträger befugt, Kürzungen vorzunehmen oder die Verordnung abzusetzen. Dies passiert zum Beispiel, wenn der Stempel des Arztes oder der Ärztin fehlt. Eine Möglichkeit zur Korrektur bekommst du dann oft nur aus Kulanz der Krankenkasse. In der Regel ist dies allerdings nicht der Fall.  

Die Folgen von häufigen Absetzungen und Rechnungskürzungen sind teils große Umsatzeinbußen. Denn obwohl die verordnete Leistung von den Patient:innen bereits in Anspruch genommen wurde, wird diese bei Fehlern nicht vollständig vergütet. Je nach Verordnungsaufkommen in deiner Praxis kann sich das auf mehrere hundert Euro pro Monat belaufen und – wenn du keine Maßnahmen ergreifst – zu finanziellen Schwierigkeiten führen. Hier ist also Geschick gefragt bei der Vorab-Prüfung deiner Verordnungen. Denn wenn dir Fehler bereits vor der Abrechnung auffallen, kannst du sie im besten Fall noch bei den Ärzt:innen oder Patient:innen korrigieren und reichst sie dann etwas später, aber zumindest korrekt ein.  

Verordnung abgesetzt: 5 häufige Gründe 

Die Einführung des Verordnungsmusters 13 im Januar 2021 hat für die Abrechnung insgesamt einiges vereinfacht, allerdings auch dafür gesorgt, dass es Startschwierigkeiten in vielen Praxen gab. Am Anfang gab es bei vielen Leistungserbringer:innen Unsicherheiten, wie das neue Muster richtig ausgefüllt werden muss. Mittlerweile hat sich das für die meisten Therapeut:innen eingespielt, Fehler schleichen sich aber dennoch ab und zu ein. Deswegen haben wir hier einen Überblick für dich, welche Fehler besonders häufig auftauchen und wegen denen eine Verordnung abgesetzt werden kann.  

Viele Korrekturen, die vor der Abrechnung noch gemacht werden können, brauchen eine erneute Unterschrift und Datumsergänzung des Arztes oder der Ärztin. Für Logopäd:innen und Podolog:innen gibt es mit den neuen Rahmenverträgen zudem eine Besonderheit: Hier werden von den Kostenträgern 40 € Bearbeitungsgebühr für die einmalige Korrektur von Verordnungen erhoben. Der Grund dafür ist, dass vollständige Absetzungen von Verordnungen verhindert werden sollen, wenn Fehler vor der Abrechnung übersehen werden.  

Wie du fehlerhafte Verordnungen sofort erkennst 

Mittlerweile gibt es auf dem Markt einige Software-Varianten, die es dir ermöglichen, fehlerhafte Verordnungen schnell zu erkennen und so Absetzungen zu reduzieren. Die effektivste Form der Fehlererkennung findest du in der Abrechnungssoftware thevea Starter direkt eingebaut: Mit dem eVo-Check, der auf den Learnings einer künstlichen Intelligenz (KI) basiert, werden falsch ausgefüllte oder unvollständige Verordnungen in Sekundenschnelle erkannt. So hast du bereits während der Abrechnungsvorbereitung die Möglichkeit, Korrekturen anzugehen und nur korrekt ausgefüllte Verordnungen abzurechnen. Übrigens: Die Erfassung der Verordnungen ist mit thevea Starter und der kostenlosen Scan-App kinderleicht. Einfach die App öffnen, Barcode auf der Verordnung scannen und schon ist diese in der browser-basierten Software angelegt. Um abrechnen zu können, musst du dann nur noch die fehlenden Daten ergänzen und bist vor Absetzungen effektiv geschützt. 

Thevea Starter kannst du als Logopäd:in, Podolog:in und Physiotherapeut:in bereits jetzt 14 Tage kostenlos testen und dich dann in aller Ruhe entscheiden, ob du thevea weiter nutzen möchtest. Für Ergotherapeut:innen wird thevea Starter mit Veröffentlichung der neuen Rahmenverträge ebenfalls freigeschaltet.  

Hier sind alle Vorteile von thevea Starter im Überblick