13. Januar 2021

Das lohnt sich: Online-Terminvereinbarung für deine Praxis

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Digitalisierung ist ein Schlagwort, das mittlerweile in fast jede Branche eingezogen ist. Im Gesundheitssektor ist die Digitalisierung von besonderer Bedeutung: Behandlungen können datenbasiert noch besser werden, Prozesse werden beschleunigt und viele alltägliche Schritte können effizienter und kostensparender umgesetzt werden.

Ein Beispiel ist die Online-Terminvereinbarungen für Heilmittelerbringer, das heißt für Physiotherapeuten, Ergotherapeuten, Logopäden und Podologen.

Die Inhalte auf einen Blick

Was ist eine Online-Terminvereinbarung- garantiert mehr als du denkst.

Warum eine Online-Terminvereinbarung sinnvoller ist als der klassische Terminkalender- für den Therapeuten, die Mitarbeiter und vor allem die Patienten.

Zwei ganz konkrete Praxisbeispiele, die dir erläutern warum du Zeit und Geld (und vor allem wie viel) mit einer Online-Terminvereinbarung sparst.

Was ist eine Online-Terminvereinbarung?

Ein voller Terminkalender ist in der Regel ein Grund zur Freude: Die eigene Arbeit wird gebraucht, Patienten sind zufrieden und kommen regelmäßig wieder und das Personal bzw. Kolleginnen und Kollegen sind gut ausgelastet. Damit eine leere Kalenderseite sich füllt, müssen Termine mit jedem Patienten individuell abgestimmt werden. Zu beachten sind dabei nicht nur die eigenen Arbeitszeiten der Therapeuten, sondern selbstverständlich auch die Wünsche und Anforderungen der Patienten. Bei vielen Patienten und mehreren Therapeuten kann die Terminplanung schnell sehr komplex werden, weshalb häufig eigene Empfangs- und Bürokräfte eingestellt werden, die sich um diesen Bereich kümmern.

Eine Alternative dazu ist die Online-Terminvereinbarung. Hier können Patienten digital und rund um die Uhr Termine bei ihren Therapeuten planen, buchen und bei Bedarf verschieben oder stornieren. Ein intelligentes Planungssystem speichert alle Veränderungen in Echtzeit und ermöglicht eine effiziente Praxisführung. Die Online Terminvereinbarung spart Zeit und Geld und kann im Internet einfach auf der eigenen Website oder über Social Media Kanäle angeboten werden.


Eine professionelle Online-Terminvereinbarung umfasst die folgenden Bereiche:

Terminübersicht
Terminbuchung
Terminbestätigung
Terminerinnerung
Terminverschiebung
Terminstornierung

In einer Terminübersicht werden alle verfügbaren Termine in einer klassischen Kalenderansicht angezeigt. Im Abgleich mit dem eigenen Kalender kann so schnell ein passender Termin gefunden werden, der für den Patienten passt. Mit wenigen Klicks kann der präferierte Termin gebucht werden, sodass er ab dann anderen Personen nicht mehr zur Verfügung steht. Gebuchte Termine können per E-Mail oder SMS an die Patienten geschickt werden, um sie direkt in ihren Kalendern zu speichern. Die Praxis bekommt diesen Termin ebenfalls direkt im Kalender eingetragen, damit das System weiß, dass dieser Termin nun nicht mehr verfügbar ist und Therapeuten alle bereits geplanten Termine direkt mit einem Blick erfassen können. Eine automatisierte Erinnerungsfunktion kann Patienten rechtzeitig an einen neuen Termin erinnern, sodass dieser nicht vergessen wird. Sollte doch mal etwas dazwischen kommen, dann können Termine bei einer Online-Terminvereinbarung unkompliziert verschoben oder storniert werden. Auch hier bekommt die Praxis direkt eine Benachrichtigung und der bisher geblockte Termin wird direkt für neue Patienten frei.

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Der entscheidende Vorteil einer Online-Terminvereinbarung ist es, dass hier keine menschliche Arbeitskraft gebunden wird. 

Papier vs. Online - Unterschiede bei der Terminvereinbarung

In vielen Praxen wird immer noch mit Papierkalendern gearbeitet, die bei mehreren Therapeuten und vielen Patienten schnell sehr groß werden. Dort trägt eine Assistenz oder der Therapeut selbst alle Termine ein, die sich aus telefonischen Anfragen oder Gesprächen vor Ort ergeben. Dieses Vorgehen bringt gleich mehrere Herausforderungen mit sich. Gerade wenn Therapeuten sich ihre Termine selbst machen, dann geschieht dies häufig unter großem Zeitdruck, beispielsweise zwischen zwei Terminen. Hier kann es zu Missverständnissen kommen, es können sich Flüchtigkeitsfehler einschleichen oder Vereinbarungen und Extra-Absprachen sind im Nachhinein unleserlich. Doch auch wenn eine Bürokraft die Kalender führt und Termine plant, kann es schnell zu Hektik kommen. Gerade wenn Termine vorrangig telefonisch vereinbart oder geändert werden, zeigt sich, dass Patienten vor allem in der Mittagszeit oder nach Feierabend anrufen.

Wenn überwiegend Berufstätige zur Patientengruppe zählen, dann ist die Arbeitslast sehr ungleich über den Tag verteilt. Zu Arbeitszeiten kommen weniger Anrufe, dafür steht in den Pausen und nach Feierabend das Telefon kaum still. Manche Patienten schaffen es kaum, Zeit für Terminabsprachen einzuräumen, da ihre eigenen Arbeitszeiten und die Öffnungszeiten der Praxis sich fast zu 100% überschneiden. All das kann schnell zu Frustration beim Patienten und beim Therapeut führen und kann so trotz einer eigentlich tollen Behandlung das Gesamtbild einer Praxis verschlechtern. 

Online-Terminvereinbarung

Terminvereinbarungen in der Praxis können schnell in Stress ausarten. Hierbei unterstützt die Online-Terminvereinbarung!

Immer mehr Praxen steigen daher auf einen digitalen Kalender um, der beispielsweise in Outlook oder Google geführt wird. Hier müssen Termine nicht durchgestrichen werden, bis der Kalender unleserlich wird, sondern sie werden einfach gelöscht oder verschoben. Auch hier kostet eine sorgfältige und professionelle Betreuung des Kalenders jedoch Zeit und die Probleme der telefonischen Erreichbarkeit und der Stoßzeiten sind immer noch nicht gelöst.

Um auch diese Probleme zu lösen und einen maximal effizienten und benutzerfreundlichen Prozess sicherzustellen, bieten sich Online-Terminvereinbarungen an. Bei einer Integration in den eigenen Hauptkalender ist die Terminvereinbarung in Echtzeit und rund um die Uhr möglich. 

Was bringt Online-Terminvereinbarung im Vergleich zur klassischen Terminvereinbarung?

Eine Online-Terminvereinbarung bringt viele Vorteile - für Therapeuten und Patienten:

Hauptvorteile

  • Geld / weniger Kosten
    Die Einsparpotentiale einer Online-Terminvereinbarung werden sehr häufig unterschätzt. Siehe hier!
  • Flexibiltät
    Termine können immer - 24h am Tag, 7 Tage die Woche, 365 Tage im Jahr - und von überall gemacht werden.
  • Ruhe
    Keine Hektik mehr bei der Suche nach freien Terminen im Papierkalender.
  • Aktualität
    Informationen im Kalender sind immer aktuell durch eine kontinuierliche Synchronisierung.
  • Zeit
    Keine Frustration mehr bei Warteschleifen am Telefon oder langen Terminabsprachen in der Praxis.
  • Weniger Termin-Ausfälle
    Durch die Erinnerungen per Mail und / oder SMS fallen deutlich weniger Termin aus = bares Geld.
  • Höheres Service-Level
    Praktische Terminerinnerungen (zur rechtzeitigen Verschiebung oder Stornierung). Rund um die Uhr - auch am Wochenende oder Abends.

Der größte Vorteil für Patienten ist es, dass sie sich bei einer Online-Terminvereinbarung rund um die Uhr Termine machen können und damit komplett unabhängig sind von Öffnungszeiten der Praxis, telefonischer Erreichbarkeit oder eigenen beruflichen Verpflichtungen. Vor allem der Prozess der Terminverschiebungen spart bei Therapeut und Patient viel Zeit, da sonst - häufig spontan - Kalender telefonisch abgeglichen werden müssen. 

Für Therapeuten gibt es darüber hinaus noch einige weitere Vorteile, die eine Online-Terminvereinbarung mit sich bringt:

Vorteile

  • Optimale Auslastung: Ein immer aktueller Kalender ermöglicht das intelligente Füllen von Lücken, die durch Absagen oder Terminverschiebungen entstehen.
  • Bestmögliche Planung: Therapeuten, Therapiegeräte und Räume können bei der Online-Terminvereinbarung berücksichtigt werden.
  • Intelligente Voreinstellungen: Leistungsgruppen und Behandlungsarten können hinterlegt werden, sodass automatisch der Standardzeitraum dieser Behandlung gebucht werden kann - eine flexible Taktung ist selbstverständlich auch möglich.
  • Passgenaue Angebote: Leistungen können an bestimmte Personen gebunden werden, wenn z.B. einzelne Therapeuten Zusatzausbildungen oder präferierte Arbeitsbereiche haben.
  • Neuer Wissensvorsprung: Hintergrundinfos zu neuen Patienten können direkt abgefragt werden, zum Beispiel mit einem Dokument bei der Buchung des erstes Termins.
  • Wertvolles Feedback: Da du die E-Mail-Adresse des Patienten hast kannst du ganz leicht Zufriedenheitsumfragen machen, Bewertungen einholen oder dem Patienten automatisiert zusätzliche Angebote machen. 

Nachteile

  • Einmalige Einrichtungskosten: Wenn du kein Technik-Profi bist, empfehlen wir dir die Online-Terminvereinbarungs-Lösung von einem Profi umsetzen zu lassen. Dies ist natürlich mit Kosten verbunden.
  • Klare Entscheidung: KEINER macht mehr Termine auf dem Papierkalender - ohne Ausnahme - sonst herrscht Chaos. 

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Zusammenfassung

All diese Vorteile der Online-Terminvereinbarung reduzieren Fehlerquellen und passen sich individuell jedem Praxisteam an: Termine können nicht doppelt belegt werden, Pausenzeiten können geblockt werden, sodass hier von Vornherein keine Termine gebucht werden können und die Verfügbarkeit einzelner Therapeuten (z.B. von Teilzeitkräften) kann unkompliziert digital abgebildet werden.

Ein besonderes Feature findet sich hinter Punkt fünf: Bei Buchung des ersten Termins - z.B. nach einem Umzug oder bei einem Praxiswechsel - kann ein kurzer Fragebogen in die Online-Terminvereinbarung eingebunden werden. Hier können neben den Stammdaten bereits erste Informationen abgefragt werden, wie die medizinische Vorgeschichte, eine ärztliche Diagnose, besondere Anforderungen oder Behandlungswünsche. Diese Informationen ermöglichen dem Therapeuten ein gute Vorbereitung und schenken dem Patienten mehr kostbare Behandlungszeit, da diese Formalia sonst häufig einen großen Teil der ersten Behandlungseinheit füllen. Auch für häufig wiederkehrende Patienten gibt es besondere Möglichkeiten: Wenn Patienten schon häufiger in der Praxis waren, dann können beispielsweise individuelle Links erstellt werden, mit welchen sie direkt nur ihre Behandlungsart buchen können, und so noch weniger Arbeit haben. Für alle Kundengruppen ist ein spürbarer Mehrwert geschaffen.

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Wichtig zu wissen ...

Eine Buchung über das Telefon oder in der Praxis vor Ort ist natürlich jederzeit weiterhin möglich.
Eine Online-Terminvereinbarung ist vor allem als vorteilhaftes Angebot zu verstehen, was für Therapeuten und Patienten viele Vorteile bringt. Es soll die klassische Terminvereinbarung daher sinnvoll ergänzen, aber nicht ablösen. 

Große Ersparnis dank Online-Terminvereinbarung

Eine Online-Terminvereinbarung ist benutzerfreundlich für Patienten und an die Bedürfnisse und Abläufe des Alltags von Heilmittelerbringern angepasst - aber welches Einsparpotenzial ergibt sich konkret? Gerade im Vergleich mit alternativen Praxen und Anbietern, kann eine Online-Terminvereinbarung ein echter Wettbewerbsvorteil sein, denn sie hat großes Einsparpotenzial mit Blick auf Zeit und Geld.

Zeitersparnis - Ein Praxisbeispiel

Eine klassische Terminvereinbarung mit einem Papierkalender bringt viele zeitraubende Faktoren mit sich: Freie Termine mit ausreichend Zeit für eine bestimmte Behandlungseinheit (ggf. sogar bei einem bestimmten Therapeuten) müssen im Kalender gefunden werden, diese müssen nach der Terminsuche auf Patientenseite abgeglichen werden. Es ergeben sich häufig Rückfragen, Rückversicherungen oder das Besprechen von Alternativen. Gerade wenn mehrere Termine auf einmal im Voraus geplant werden sollen, kann dieser Prozess einiges an Zeit in Anspruch nehmen.

Der Aufwand einer Terminvereinbarung liegt bei ca. 7 Minuten.

Bei nur 50 Anrufen am Tag ist eine Empfangskraft fast sechs volle Stunden gebunden - also mehr oder weniger einen ganzen Arbeitstag!

Bei der Online-Terminvereinbarung kann sich der Patient in Ruhe zu jeder Zeit die verfügbaren Termine für seine Behandlungsart und -dauer anschauen, diese mit seinem Kalender abgleichen und unkompliziert auf “Buchen” klicken. Eine automatische Buchungsbestätigung bringt den Termineintrag direkt in den eigenen Kalender. Dieser Prozess ist nicht nur wesentlich schneller, sondern vor allem auch ruhiger, sorgfältiger und besser auf individuelle Bedürfnisse ausgerichtet.

Der Aufwand einer Online-Terminvereinbarung liegt bei ca. 1 Minute (für den Patienten wohl gemerkt).

Da alles voll automatisiert abläuft, kann sich eine Bürokraft hier fast den gesamten Tag anderen Aufgaben der Praxisorganisation widmen und nur noch vereinzelt Termine eintragen oder abstimmen mit all denjenigen, die doch lieber am Telefon oder vor Ort ihre Termine machen. Aber natürlich trotzdem im Online-Termin-Kalender 😉

Kostenersparnis - Ein Praxisbeispiel

Da Zeit bekanntlich Geld ist, ist auch die Kostenersparnis der Online-Terminvereinbarung nicht zu unterschätzen. Für unsere Beispielrechnung gehen wir von einer Praxis mit drei Behandlungsräumen und drei Therapeuten aus, die jeweils 16 Termine pro Tag wahrnehmen können. Eine Empfangskraft mit Personalkosten von 25€/Stunde kümmert sich vorrangig und die Terminvereinbarung und -koordination per Telefon und im persönlichen Gespräch in der Praxis.

Selbst wenn man alle Vorteile außer Acht lässt, und sich nur die Kostenersparnis durch das Einsparpotenzial der Personalkosten anschaut, ist das Ergebnis deutlich. Als Beispiel rechnen wir hier mit einem Zeitgewinn von 6h unter der Annahme, dass die 50 Personen, die vorher pro Tag angerufen haben nun ihre Termine online buchen.

Das Einsparpotential ist sehenswert (konservativ):

100,- € am Tag

2.200,- € im Monat

> 25.000,- € im Jahr

> 100.000€ / 4 Jahren

+ Kundenzufriedenheit
+ Deutlich weniger Terminausfälle
+ Ein deutlich ruhigeres Praxis-Leben

Ein weiterer Vorteil, der bares Geld bringen kann, ist die Reduktion der No-Show-Rate. Während bei der klassischen Terminvereinbarung viele Lücken im Terminkalender einer Praxis auftauchen (da Patienten Termine vergessen, nicht rechtzeitig absagen oder sie mehrfach verschieben müssen), gibt es mit Online-Terminvereinbarung einen praktischen Erinnerungsservice und jeder freigewordene Termin kann direkt online angezeigt werden, sodass sich die Lücken schnell füllen. Da es nur für geleistete Behandlungseinheiten Geld von der Krankenkasse oder dem Patienten gibt, ist ein intelligenter Lückenoptimierer immer gern gesehen.

Wenn Patienten ihre Termine künftig online unter Eingabe einer E-Mail Adresse buchen und planen, dann können Praxen sich einen Adresspool aufbauen. Diesen können sie gezielt nutzen, um beispielsweise Selbstzahler-Angebote zu bewerben, die mehr Geld einbringen, als eine Behandlung, die über die Krankenkasse abgerechnet wird.

Neben diesen ganz handfesten Vorteilen gibt es einen weiteren Bonus, den die Online-Terminvereinbarung mit sich bringt: Einen kontinuierlich wachsenden Adresspool.

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  • Vielen Dank für diesen Beitrag. Es zeigt einfach, dass man sich kaum mit den Heilmittelberufen tatsächlich beschäftigt hat. Online Terminvergabe schön und gut – ist auch mit Sicherheit der Wunsch bei vielen von uns – aber es geht darum auch eine Praxissoftware zu haben, die dafür Schnittstellen kann oder eine Art Synchronisation z.B. für Google oder sonst was hat. Gibt es am Markt aber kaum. Daher ist es einfach zu sagen: „macht doch einfach digitale Terminvereinbarung“ – es aber nicht zu wissen, wie es in der Praxis wirklich abläuft.

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