9. Juli 2021

Abrechnung leicht gemacht: Selbstabrechnung vs. Abrechnungsdienstleister

Du merkst, dass du in der Praxis und zu Hause mehr Zeit hinter dem Rechner verbringst, als dir lieb ist? Du würdest viel lieber länger bei den Patient:innen sein, musst aber auch sicherstellen, dass alles richtig abgerechnet ist, damit es in der Kasse stimmt? Seit der neuen Heilmittelrichtlinie bist du immer häufiger mit Büroarbeiten beschäftigt? Wir von Praxis-Profi möchten dir in diesem Artikel zeigen, wie du deine Abrechnung von Verordnungen optimieren kannst. 

Vorteile von Prozessoptimierung in der Praxis 

Gerade in einer gut laufenden Praxis müssen Prozesse und Abläufe gut geplant sein, damit man auch in der Hektik nicht den Überblick verliert. Hier geht es nicht nur darum, den Patient:innen den bestmöglichen Service zu bieten, sondern auch im Team den eigenen Mitarbeiter:innen ein Arbeitsumfeld zu schaffen, in dem man nicht nur gut und effizient, sondern auch gerne arbeitet. Im ersten Schritt ist es daher wichtig zu analysieren, welche Prozesse immer wieder vorkommen und wo es das größte Verbesserungspotenzial gibt. Im Blog haben wir ein prominentes Beispiel bereits vorgestellt: Die Online-Terminvereinbarung. Sie spart Zeit und Geld in der Praxis und ist für Patient:innen ein echter Mehrwert. Mit der Abrechnung ist es ähnlich: Auch hier gibt es einige Möglichkeiten den Prozess in der Praxis zu optimieren.

Vorteile einer guten Prozessoptimierung

  • Mehr Klarheit
    Eine gut organisierte Praxis schafft mehr Klarheit. Jeder weiß, wofür er oder sie verantwortlich ist, für alle Themen gibt es feste Ansprechpartner und es ist sichergestellt, dass nichts Wichtiges vergessen wird.
  • Mehr Zeit
    Eine gute Organisation spart Zeit und optimiert damit die Auslastung. Keine unnötigen Stunden mehr am Rechner, wenn es auch effizientere digitale Lösungen gibt. 
  • Mehr Produktivität
    Hier noch kurz einen Termin eintragen, da noch kurz ein Rezept korrigieren und nur am Wochenende bleibt Zeit für die Abrechnung. Wer sich hier gut aufstellt, geht nicht nur produktiver durch den Praxisalltag, sondern auch gelassener.
  • Mehr Motivation
    Der Mensch steht im Mittelpunkt. Haben Mitarbeiter:innen für standardisierte Prozesse clevere Tools und Programme an der Hand, fühlen sie sich von dir als Praxisleitung unterstützt, können sich mehr auf ihre Behandlungen konzentrierten und sind gleich motivierter dabei. 
  • Geringere Kosten
    Lange und aufwendige Prozesse kosten nicht nur viel Zeit, sondern auch Geld. Mit Blick auf die Abrechnung lohnt es sich auf jeden Fall einmal durchzurechnen, was sich am meisten für die eigene Situation lohnt.
  • Geringer Verwaltungsaufwand
    Prozessoptimierung kann auch bedeuten, dass komplexe oder zeitaufwendige Prozesse an Expert:innen ausgelagert werden. Wer hier gute externe Lösungen findet, der wird den geringeren Verwaltungsaufwand in der eigenen Praxis schnell merken.  
Abrechnung: Selber machen oder Dienstleister beauftragen?

Die Abrechnung von Verordnungen kann einiges an Zeit beanspruchen.

Verordnungen abrechnen – Ein Praxischeck

Ist eine Verordnung erfolgreich beendet - das heißt alle Behandlungseinheiten haben wie geplant stattgefunden - dann ist für dich in der Praxis der Punkt gekommen, an dem abgerechnet wird. Je nach Rezept und Patient:in wird mit einer gesetzlichen Krankenkasse, dem Patienten selbst oder ggf. der Unfallversicherung abgerechnet. Am häufigsten wird in der Praxis mit gesetzlichen Krankenkassen abgerechnet. All das muss digital erfolgen.

Die Leistungserbringer von Heil- und Hilfsmitteln sind gemäß § 302 Abs. 1 SGB V verpflichtet, den Krankenkassen die Abrechnungen mittels elektronischer Datenübertragung oder maschinell verwertbar auf Datenträgern zu übermitteln.

Für die Abrechnung von Rezepten und Verordnungen gibt es zwei Optionen: Eine Selbstabrechnung und die Inanspruchnahme von externen Dienstleistern, die einen Abrechnungsservice anbieten. Beide Varianten möchten wir hier einmal kurz vorstellen:

Option 1: Selber abrechnen 

Jede Verordnung muss auf Vollständigkeit und Plausibilität geprüft werden, denn nur korrekt eingereichte Dokumente können auch abgerechnet werden. Sind alle Eingaben von ärztlicher Seite richtig und hat der:die Patient:in alles unterschrieben, müssen selbst noch wichtige Daten (u.a. Institutionskennzeichen, Gesamt-Brutto, Positionsnummern) eingetragen werden. Da alle Daten elektronisch übermittelt werden, kommt jetzt eine Software ins Spiel, welche die Daten zur richtigen Stelle (z.B. der gesetzlichen Krankenkasse) übermittelt. 

Die Vorteile

Flexibilität

Rechnest du selber ab, kannst du dir auf dem Markt genau die Software aussuchen, die gut zu dir passt oder sogar – unter gewissen Voraussetzungen – ein eigenes Programm zur Abrechnung bauen, was dir maximale Flexibilität bringt.

Einfachheit

Jede Zusammenarbeit mit externen Dienstleiter:innen bringt potenzielle Schnittstellenprobleme mit sich. Klappt mit der Datenübertragung alles? Lässt sich alles sicher und einfach hochladen? Sind die eigenen Programme geeignet, um Daten für externe Programme vorzubereiten? All diese Fragen musst du dir nicht stellen, wenn du selber abrechnest.

Expertise

Ist deine Praxis groß genug, dass du jemanden für die Büroorganisation eingestellt hast, dann hast du womöglich die passende Expertise für eine eigene Abrechnung schon im Haus – und kannst hier weitere Kosten für externe Anbieter:innen sparen.

Kontrolle

Du behältst immer die Kontrolle über alle Vorgänge und hast alles im Blick.

Kosten

Eine Selbstabrechnung mit Unterstützung eines Dienstleisters ist in der Regel preiswerter, als das komplette Abgeben dieser Aufgabe an eine externe Stelle.

Option 2: Einen Abrechnungsservice nutzen

Möchtest du die Abrechnung komplett aus der Hand geben, dann bietet es sich an, einen Abrechnungsservice zu nutzen. Hier musst du lediglich die vollständigen Verordnungen einreichen  – alles Weitere wird automatisch angepasst, ergänzt, recherchiert und übermittelt. Sollte es offene Punkte oder Unstimmigkeiten geben, wird dir das sofort zurückgespielt, damit der korrekten Abrechnung nichts im Weg steht. 

Die Vorteile

Komfort

Abrechnungen gehören zum Tagesgeschäft dazu und können daher viel Zeit kosten. Wird der Abrechnungsprozess abgegeben, kann das Zeit und Nerven sparen. 

Vielfältigkeit

Je nach Größe der Praxis und Vielfältigkeit des Angebots können Abrechnungsprozesse schnell komplex werden. Abrechnung für Kassenpatienten, Privatpatienten und Selbstzahler können von externen Anbietern häufig kostengünstiger angeboten werden, als eine Selbstabrechnung. Zentrale Daten (z.B. Rechnungs- und Prüfstellen oder Kostenträger) sind hier gesammelt hinterlegt und müssen nicht selbst recherchiert und eingegeben werden. 

Sicherheit und Zuverlässigkeit

Ein externer Abrechnungsservice bringt immer auch Sicherheit mit sich. So kannst du sichergehen, dass du Rezeptkürzungen (z.B. durch das Einreichen falscher oder fehlerhafter Unterlagen) vermeidest bzw. rechtzeitig darauf hingewiesen wirst und Fehler korrigieren kannst. Viele Anbieter garantieren eine Vorfinanzierung, mit der du sicher liquide bleibst. 

Aktualität

Neue Regelungen zur Abrechnung werden bei externen Softwaretools in der Regel automatisch mit aufgenommen. Du bist immer auf dem aktuellsten Stand, ohne selbst groß recherchieren zu müssen. 

Support

Viele externe Anbieter haben einen eigenen Telefon- und/oder E-Mail-Support, an den du dich jederzeit bei Fragen wenden kannst. Hier bist du mit keinem Problem allein. 

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